Organizzare un evento cosplay; Go Aki, go! ITA/ENG

Inzio così questa piccola recensione.. con il mio motto;
Go Aki, go!
Che è la cosa che più mi supporta durante la creazione di un evento importante.

Questo è il terzo anno che collaboro con Trieste D20 Gioco, l’associazione
fondatrice di “Fumetti per Gioco”, la fiera ludico-fumettistica di Trieste.
I primi anni son presentata semplicemente come cosplayer, poi un giorno,
sentendo delle diverse problematiche nell’organizzazione del cosplay a questo evento,
mi sono proposta in caso di aiuto… così ho iniziato la mia collaborazione; proponendomi.
Molti si lamentano del “non mi chiama mai nessuno ad aiutare…” “nessuno mi calcola..”
ma purtroppo queste sono cose che ci si dice da soli; chi organizza, o chi s’impegna per una
causa, ha in mente la causa molto spesso e non chi vi è attorno.. il proporsi, senza impegno
è un segno sia di buona volontà che di disponibilità!
Ora voglio raccontarvi i miei “Giorni” da organizzatrice di questo fantastico evento.

Innanzitutto quest’anno l’inizio della progettazione dell’evento è stato molto travagliato;
mancanza di fondi, ritardi dei rimborsi dell’edizione precedente,
problematiche logistiche… persone che ti fanno perdere tempo proponendosi, ma poi,
tirando i remi in barca!
Volevamo integrare un’Area Japan ma è stato proprio impossibile per la mancanza di fondi.
Abbiamo comunque fatto, tutto quello che era in nostro potere (forza lavoro et economica)
quindi… BUDGET 0.
Inizialmente, sembrava un trauma.. ma.. ha lasciato posto ad altro. Spiegherò poi.

La tempistica quest’anno è stata lentissima e stra in ritardo.
Infatti si è iniziato ad organizzare con poco più di un mese d’anitcipo dalla data dell’evento.

La mia prima proposta progettuale dell’area Cosplay è stata in paret bocciata per motivi
logistici all’interno dell’ente ospitante.
Volevamo proporre il maid Café a raccolta di fondi per l’Evento, ma per motivi “concorrenziali” con
le attività ristorative non è stato possibie.
Questa cosa mi aveva lasciata un pò .. delusa?
Diciamo che al momento sembrava l’unico modo per raccogliere qualche fondo per sostenere le attività.
Così ho chiesto gentilmente al direttivo di “attendere il mio ritorno dal Lucca Comix and Games 2013”
in quanto la cosa mi aveva buttato un pochino giù il morale, ma soprattutto il mio impegno
in quel periodo andava al Final Fantasy Italian Project per il Mako Show presentato al Lucca C&G.

La seconda proposta, a mente fresca è stata più efficace; buone idee, semplici, e a costo irrisorio.
E parecchie attività!!
Ci tengo a dire che non le penso tutte io, ma prendo spunto da idee altrui, magari già attuate, o da
idee pensate dal mio staff o da amici.
Apro una piccola parentesi;
Io sono una “rappresentante” dell’Area Cosplay, ma a collaborare ci sono molte persone;
collaboratori sono pure il mio fidanzato che mi sostiene mente lavoro tutto il giorno ad organizzare
la parte progettuale dell’evento, o il mio datore di lavoro che mi lascia libero il weekend..
Già in passato mi è stato detto che non penso agli altri, che dimentico dei collaboratori, o che sembra che “faccio tutto io”
Non faccio tutto io; ma una buona parte si!
Magari chi collabora, senza malizia a volte non si rende conto di certe cose, ma non sono una persona che ama dire “è tutto merito mio”.
Quindi mi prendo il merito “giusto” per il mio incarico, che ricordiamo, se va male qualcosa, il “capo espiatorio” sono io… “merito” in bene, ed in male.
Ma a differenza di tanti “montati” del settore, a me dalle critiche piace imparare, per migliorare me e quello che faccio.
Quindi sono grata ai collaboratori, ai sostenitori, a me stessa.. ai patecipanti, a tutti.
Altra nota velocissima; l’essere una ragazza con le palle, con voglia di fare, risoluta e che s’impegna al massimo in qualunque cosa faccia non è essere una prima donna: prima donna andate a cercare sul dizionario cosa significa e vi assicuro, non è questo.
Non potete dire che me la tiro; se non mi avvicino talvolta, potreste farlo voi, la mia dieta preferita si basa sul pesce e riso, non sulle persone.
Se non vi dedico attenzione è perché sono impegnata per organizzarvi al meglio l’evento.
Chiusa parentesi.

Cominciamo con il primo giorno;
Venerdì sera:
Mi presento (in ritardo perchè se no non mi chiamo Aki…) alle 19.00 presso il Centro Commerciale Torri D’Europa.
E per competenza, mi mettono a tagliar tovaglie per i tavoli degli espositori! XD
QUindi supportata da baldi giovani, taglio tovaglie!!!
100 più o meno.
Dopodichè indico alla manovalanza dove sistemarmi i tavoli, e varia logistica.
Cerco di aiutare come posso (non sono forzuta quindi lavori “pesanti”… nisba!).
Inizio a sistemare l’angolo “cosplay”.
Un’addetto alla sicurezza gentilmente mi fornisce in prestito manichini per esporre dei costumi,
dei pannelli per esporre scartoffie, una scala.. e varie!!! Gentilissimo e super disponibile!!!
Non da meno gli addetti alla logistica che mi han aiutata un sacco!
Anche a mettere su il “muro da disegno” che con il mio pessimo inglese da “drawning Wall” è diventato
“Drawn Wall” XD
Montati i manichini etc… attaccati i primi pannelli illustrativi sul Maid Café etc…e stop!
Me ne vado a casa! Ho fatto quello che potevo.
Mentre ritorno a casa, ecco che, guidando il mio nero destriero; una Kawasaki er6n,
mi prende un colpo di sonno… e vado a ricreare una scena della Giostra medievale conto ad un palo
con dei segnali stradali.
Ruzzolo a terra.. e… “MADAFFAKKA!!!” un male beeestia.
Due anime gentili che a mezzanotte passavan di li mi han aiutata a rialzare la moto… ovviamente il primo pensiero di un biker.
Dopo essermi arrabbiata con me stessa per l’accaduto e scusatami con la moto..
mi accorgo di un bellissimo taglio sulla gamba.
Mh! Che bellezza sarebbe stato sfoggiare una minigonna e le parigine il giorno seguente!!
Molto Lara Croft…
Insomma, le due gentil anime mi accompagnano a casa… danni seri no, moto apposto per fortuna.
“ti abbiamo vista morta”… tocco ferro e grazie, sono un pochino azzoppata, ma viva.
Vado a casa, mi sistemo la ferita, metto del ghiaccio, preparo il letto per far rimanere alzata la gamba e vado a domrine.

Sabato:
Mi sveglio alle 06.00 non riesco a dormire per il dolore alla gamba…
Quindi mi alzo “MADAFAKKA2”, docciacolazionevestizioneginocchiera… ed esco di casa.
Tenere la gamba ferma e fare la “malatina” non è utlie.
Me ne vado a piedi al centro commerciale e via!!
Ore 9.00 ultimazione allestimento stand.
Lo stan è stato pensato con una parte dedicata all’esposizione del cosplay ed una parte dedicata al Neko Neko Maid Café, con tanto di posterini con la storia del cosplay, spiegazioni di cos’è un madi café ed informazini varie dell’ambito.
Ore 10.00 colazione con addetti logistica e il mio butler preferito!
Ore 10.30 in pubblico comincio ad acconciare la parrucca da Maid, a sistemare il vestito.. mi cambio, e via!!!
Le Maids del Neko Neko Maid Café sono arrivate all’incirca all’ora di pranzo!
La giornata per noi si è svolta tra: “la Lotteria istantanea del Manekineko” con dei premi davvero simpatici, il torneo del Dance Dance Revolution,
i Maids Hugs, la caccia al tesoro Maids organizzata dal Butler Arkady, e il Cosplay Lab con una lezione speciale dedicata alla
creazione (o forgiatura?!) di un’armatura cosplay con materiali incredibili, lezione tenuta da Federico Monfalcon con cui mi congratulo ancora per
la bravura e per essere riuscito ad organizzare una parte “pratica” di questo laboratorio.
Ma il piatto forte della giornata era il concerto degli “U.V.F” la cartoon cover band triestina che ha divertito mezza italia con i suoi brani e la sua simpatia!!
Quindi dalle ore 20.00 in poi con le Maids siamo state ad ascoltare il concerto e a ballare come pazze sotto il palco..
ma che fare?! Musiche stupende e musicisti bravissimi!! Per non parlare delle coriste-cantanti che han delle voci stupende!!!
Finito il concerto, ci siamo messi a “smontare” lo stand e a mettere via le tutto…Immagine
ore 01.00 NANNA!!!

Domenica:
Sveglia ore 08.00 presenza mia ale ore 09.00 al Centro Commerciale.
Preparare lo Stand, prepararmi il costume.. ore 10.00 colazione in allegria con Arkady e i ragazzi dello staff.
Ore 11.00 apertura iscrizioni cosplay contest.
Così dalle 11.00 alle 15.00 Arkady e Alex si son presi la briga di iscrivere i partecipanti al contest e a dare informazioni,
mentre le maid si occupavano della lotteria istantanea, degli abbracci, delle foto, dell’accoglimento dei cosplayer e della super lotteria finale.
Alle ore 15.30 è stata accolta la giuria del cosplay contest, e nel frattempo l’area si era già affollata di cosplayer e fotografi.
Non da dimenticare la collaborazione con Claudio Micali che ha ricreato dei set fotografici con tanto di luci professionali e indetto un concorso fotografico.
alle ore 16.00 sono stati premiati i fotografi vincitori del concorso fotografico dell’edizione di FxG dell’anno precedente.
Alle ore 16.30 è inziato il cosplay contest.
Devo dire che i cosplayer erano davvero fantastici, non troppi, non pochi, ma assolutamente bravi e preparati.
I tecnici audio sono stati anche loro bravi!!!
E la giuria… è stata super; composta da nerd, otaku, cosplayer, fotografo, attore-regista, una combinazione perfetta!!
Cito i due Special Guest presenti; La Pecora Nera, famoso interprete di Kratos, e Demis Albertacci, fotografo del cosplay di fama mondiale.
Io mi sono divertita molto a presentare la gara, per me è un modo di conoscere i cosplayer “sul campo”.
Finito il cosplay contest si è svolta la sfilata attraverso tutto il centro commerciale “Harajuku Style Fashion Walk” composta dai cosplayer, amandi del genere e di seguito i fotografi intenti ad immortalarli in foto da concorso.
Mentre si svolgeva la sfilata e mentre i giudici decidevano il verdetto, io ho posato, nelle mie possibilità fisiche per alcuni fotografi..
non potendo mostrare una gamba e non potendo stare in piedi (altrimenti le pose venivano fuori sforzate ed innaturali a causa della gamba dolente)
mi sono seduta e ho inziato a posare imitando uno spot pubblcitario dedicato alle mie scarpe della mia divisa alla marinaretta tipica dei licei giapponesi.

Alle ore 20.00 dovevano esserci le premiazioni, ma… sono partite un po in ritardo… 20.10 abbiamo fatto l’estrazione della lotteria finale del Maneki Neko, e alle
20.20 abbiamo iniziato le premiazioni; i giudici erano davvero impegnatissimi a scegliere i vincitori in modo adeguato, e divertente è stato che moti premi erano “liberi” potevano decidere loro il perchè premiare alcuni cosplayer.
Alla fin fine, non so bene come, si sono materializzati un sacco di premi in più offerti dagli espositori dell’evento rimasti affascinati dalla bravura dei partecipanti del cosplay contest!
Alle ore 20.50 finita la premiazione!!!
Ho cercato di salutare più persone possibili, ma non è stato facile… uno dei motivi, aldilà dell’essere impegnata è stata anche la mia lentezza nei spostamenti!!
Insomma, nella speranza di aver divertito tutti, spero di rivedervi numerosi l’anno prossimo!!!
Ho rivisto tantissime amicizie!!! 😀

Il riscontro che ho avuto dai partecipanti all’evento è stato “bello” ma sopratutto “caldo”, nel senso che le persone e lo staff erano molto amichevoi, genitli e disponibili… questo ha reso l’evento unico; la competizione non c’era, c’era un palco dove mostrare al mondo il proprio sudatissimo cosplay, c’era un momento in cui ognuno, è potuto salire li, senza un tempo definito, senza un limite, e dar sfogo alla prorpia creatività!
Nonostante non avessimo “premi” fisici, (budegt 0!!!) sono rimasti tutti molto divertiti e felici.
Questo dimostra ancora lo spirito corretto del cosplay; divertimento, creatività, socializzaione, miglioramento.

Dopo di ciò siam passati a smontare lo stand.. in ritardo ovviamente!!!
Ho cenato alle 23.00… e devo dire di aver mangiato pochissimo durante questi due giorni! Ma il tempo non c’era!!!
Pensavo solo a fare del mio meglio e ad impegnarmi a più non posso!!!!!!!
Spero che il mio sacrificio alimentare non sia stato vano!

Alle ore 00.00 ero a casa, sul letto… svenuta.

Sono resuscitata oggi verso mezzogiorno.. quando il mio fidanzato è tornato da uno stage di Ninjutsu svoltosi in Serbia (è statp via tutto il weekend.. ha imparato nuove tecniche ma non sa cosa si è perso… le maids!!!!) così finalmente mi sono sbaffata un lauto pranzo, e mi sono fatta dare un’occhiata alla gamba.
Ho lividi ovunque, su tutto il torace, un bella distorsione al ginocchio, un taglio che spero non lasci cicatrice sul quadricipide femorale, un ematoma variopinto intorno da esso.. ed un braccio blu e gonfio.
Non sfidate i pali; sono infimi e di livello 10!!!

Per concludere sono stanca, a pezzi, ma con un sorriso e una soddisfazione che nemmeno il palo è riuscito a togliermi!

Ringrazio ancora di cuore TUTTI!!!
Arigatou minna!!!
Alla prossima!!!

Con immenso affetto (affettato; prosciutto, salame… senape e kren trestino!)

La vostra Aki-san!<3

___ENG_______

I begin this my little write-up with my motto;
Go Aki, go!
That is what supports me more during the creation of an important event.

This is the third year that i cooperate with Trieste D20 Gioco, founder association of “Fumetti per Gioco”, the comics and games event in Trieste.
The first years I have been there simply as cosplayer, then one day, hearing about different issues to organize cosplay in this evenet, I proposed myself for helping them…thus I starte my cooperation, proposing myself.
Many people complain about the “nobody calls me to help” “nobody cares about me”, but unfortunately you can say these thing just to yourself; who organizes, or who works for a goal, usually has in mind only the goal and not who is around…proposing themselves without any expectation is sign of good will and willingness!
Now I want to tell you about my “days” as organizer of this fantastic event.

First of all this year the beginning of the planning for this event has been really troubled; lack of fundings, delay in payments from previous edition, logistic issues…people that waste your time by proposing themselves, but then, giving up!
We wanted to integrate a Japan Area but it was impossible beacause of lack of fundings.
However we did everything we could (working and financially) thus…budget 0.
At the begin, it seemed traumatic, but…other came out. I will explain later.

Timing this year has been really slow and with great delay.
Indeed we started organizing the event just one month before it.

My first planning proposal about cosplay area was in part rejected because of logistic issues in the hosting company.
We wanted to propose the Maid Café to gather fundings for the event, however because of “competitive” issues with the catering business of the mall, it was not possible to do it.
This left me somehow…disappointed?
Let’s say that at the moment it seemed to be the only way to gather fundings to sustain our activities.
Thus I kindly asked to the board to “wait for my return from Lucca Comix and Games 2013”, because this news got me down, but also because in that period I was mainly focused with the Final Fantasy Italian Project for the Mako Energy Show presented at Lucca C&G.

The second proposal, with new and “fresh” mind, was more efficient; good ideas, simple, and low cost.
And many activities!!
I want to precise that were not only my ideas, but i take it form somebody else suggestions, maybe already done, or ideas thought by my staff and friends.
I want to make a small digression;
I am a “rappresentative” of Cosplay Area, but many people cooperate with me; cooperating is also my boyfriend that sustains me while I am working all the day to organize and plan the event, or my boss that allows me to have the weekend free…
…Already in the past somebody told me that I don’t care about the others, that I forgot colleagues, or simple that “I do everything”
I don’t do “everything”; but for a great part it is so!
Maybe who cooperates with me, without malice sometimes doesn’t understand specific things, but I am not someong who loves to say “everything is thanks to me”.
Thus I want the right place for my job, that I want to remind, if something goes wrong, the scapegoat it’s me…I get it in the good and in the bad things.
But I am different from many “experts” in this area, I like to learn from critics, to improve myself and what I do.
Thus I am grateful to my colleagues, sustainers, and my self…to participants, to everybody.
One more thing; being a strong girl, willingful, resolved and that works at the maximum in everything I do is not to be a first lady: first lady…look at the meaning in the dictionary, it is not that!
You cannot say that I show off; if I don’t come to you, you can come to me, my favourite diet is based on fish and rice, not on people.
If I don’t give you enough care it is because I am angaged to organize you the event at its best.
End of the digression.

Let’s start with the first day;
Friday evening:
I arrive (in delay, otherwise my name is not Aki) at 19.00 at the Torri d’Europa Mall Center.
And because of my competences, they ask me to cut papers for exhibitors tables! XD
Thus, supported by good young people, I cut papers!!!
100 more or less.
Then I indicate to the colleagues where to put my tables, and logistics.
I try to help as I can (I am not physically strong thus…no heavy works!).
I start organizing the “cosplay corner”.
A security man kindly lends me some dummies to put on some dresses in exposition, some panels to expose papers, a stair…and so on!
Kind and willingful!!!
Not different the logistics staff that helped me a lot!
Also putting on the drawning wall that became “Drawn Wall” XD.
We put on the dummies etc…prepared the first panels illustrating about Maid Café etc…and stop!
I go home! I did what I could.
While I am coming back home, riding my black horse, a Kawasaki er6n, I fall asleep…and I try to create a medieval tournament with a road signal.
I fall down and…”MADAFAKKA!!!” what a pain.
Two kind souls that at midnight where passing there helped me to raise my motorbike…obviously it is the first thought for a biker.
After bcoming angry with myself for what happened and asked sorry to my bike…I noticed a beautiful cut on my leg.
Mh! How beautiful it would be to show a miniskirt and OTK socks the day after!!!
Like Lara Croft…
The two poor souls take me home…not great damages, luckily.
“We thought you were dead”…i want an horse shoe now, I walk with a limp but I am ok.
I go home, I take care of my wound, I put on some ice, prepare my bed to rise my leg and try to sleep.

Saturday:
I get up at 06.00, I cannot sleep because of the pain at the leg…
When I stand up “MADAFAKKA2”, showerbreakfastwearingkneepad…and I am out.
Not moving the leg and becoming “sick” it is useless.
I go to the mall by walking and so on!!
9.00 I end preparing the stand.
The stand has beend organized with a part dedicated to exposition of cosplay and a part dedicated to the Neko Neko Maid Café, with many posters with Maid Café story and information.
10.00 breakfast with logistics staff and my favourite butler!
10.30 in front of people I start dressing my Maid wig, prepare my dress…I dress it and voila!!!
Neko Neko Maid Café Maids arrive at about lunchtime!
The day for us was divided between “Instant Manekineko lottery” with kind prizes, the DDR tournament, Maids Hugs, “find the Maids treasure” organized by butler Arkady, and Cosplay Lab with a special lecture on creating (or forging) a cosplay armor with incredible materials, lecture by Federico Monfalcon, I really congratulate with him for being good in organizing a practical step of this laboratory.
But the main dish of the day was the U.V.F. concert, the cartoon cover band of Trieste that amazed half Italy with their songs and kindness!!!
Thus at 20.00 and after with the Maids we have listened to the concert and danced as mad in front of the stage… but what to do?! Fantastic songs and amusing musicians!! And what to say about the singers that have grate voices!!!
Endend the concert, we started disassembling our stand and putting everytinh in the warehouse…01.00 SLEEP!!!

Sunday:
Wake up at 08.00 and at 09.00 I was at the mall.
Prepare the stand, prepare my costume,at 10.00 breakfast with Arkady and the staff.
11.00 we opened the subscription for the cosplay contest.
Thus from 11.00 to 15.00 Arkady and Mizar took on the work to subscribe participants to the contest and giving information, while maids were taking care of the instant lottery, hugs, pictures, taking care of cosplayers. And the super final lottery, for sure.
At 15.30 we got the special jury of the cosplay contest, and the area was already full with cosplayers and photographers. We cannot forget the cooperation with Claudio Micali that created some special photoset with lighting and organized a photo contest.
At 16.00 we awarded last year FxG winners of the photocontest.
At 16.30 we started the cosplay contest.
I must say that cosplayer were really amazing, not many, not few, but good and prepared.
And also the sound engineers were good!
And the jury…was super; composed by nerd, otaku, cosplayer, photographer, actor-director, a perfect mix!!!
I want to cite two special guests: La Pecore Nera, famous Kratos interpreter, and Demis Albertacci, cosplay photographer famous in the world.
I enjoyed a lot to present the contest, it was a way to meet cosplayers “on the stage”.
Ended the cosplay contest we did the “Harajuku Style Fashion Walk” by cosplayers, friends and photographers taking pictures all around the mall.
During the defilé and while judges where deciding the winners, I try to model for some pictures, as I could for sure.
Not showing the leg and not standing (otherwise I seemed fatigued and innatural in the pictures because of the pain) I sit and I started posing like a advertising spot dedicated to my shoes and my marine suit typical of Japanese Highschools.

At 20.00 we had to give awards, but…we started little later…20.10, we gave the prize fot the final manekineko lottery and at 20.20 we started award cerimony. Judges were highly involved in choosing the right winners. And it was funny that many prizes were “free”, they could choose why and how to award some cosplayers.
At the end, I don’t now how, we found many more prizes offered by exhibitors from the event, fascinated by cosplayers performance!
At 20.50 we ended the award cerimony!!!
I tried to give regards everybody, but it was not easy, one of the causes (more than being working) was my “slowness” in movements!
So, hoping everybody enjoyed, I hope to see you so many next year!!!
I saw so many friend!!!:D

Participants feedback was “beatiful” and “warm”, in the sense that staff was kind and willingful… this made the event unique; there was not competition, there was a stage where to show oneself loved and “sweated” cosplay, a moment where everybody could come up, without specific time deadline, without limits, and showing the best!
Even without true prizes, (budget 0!!!), everybody enjoyed.
This shows the right cosplay spirit: fun, creativity, social, improvement.ù

Later we disassembled the stad, in delay obviously!!!
I had dinner at 23.0…and I must say I did not eat so much these two days! But there was no time!!!
I was only focusing on doing my best!!!
I hope my dietary sacrifice was useful!!!

At 00.00 I was home, on the bed…boiled.

I came back to life today at midday…when by boyfriend came back from a Ninjutsu stage in Serbia (he was there the whole weekend and he learnt new techinques but he does not what it lose…maids!!!) so finally I had a great lunch and I took care of my leg.
I am all beated, on the chest, a beatiful knee strain, a wound that I hope not leaving signs on the hamstring, a blue area neat it and a blue arm.
Don’t try to win against road signals, they are bastard level 10!!!

To end, I am really fatigues, with no forces, but with a smile and satisfaction that neither the road signal could break!

I want to thanks by heart one more time everybody!!!
Arigatou Minna!!!
See you soon!!

With so much love

Your Aki-san!<3

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